Nous allons tout d’abord nous familiariser avec les suites bureautique existantes et je vais ensuite vous apprendre à utiliser Word, Excel, Powerpoint, Outlook

 1. Qu’est-ce que la bureautique ?

Définition Bureautique

 

Définition de BureautiqueLa bureautique est un terme qui regroupe les logiciels qui aident l’entreprise dans la rédaction de documents. Microsoft Office est une suite bureautique permettant entre autres d’écrire des lettres, rédiger des CV (avec Word), créer des présentations (avec PowerPoint), créer des tableaux de calcul et des graphiques (avec Excel) et gérer son temps, ses contacts et ses mails (avec Outlook).

Il existe plusieurs suites de logiciels bureautique, dont la plus connue et la plus utilisée : Microsoft Office est celle que nous allons voir dans ce chapitre. Il existe des concurrents comme OpenOffice.org que nous verrons à la fin de ce cours.

La bureautique est donc une suite de logiciels permettant d’éditer plusieurs types de documents, avec un correcteur orthographique intégré, et intercompatibles entre eux (par exemple la possibilité de faire un graphique sur Excel et le mettre sur Word ou Powerpoint ensuite).

2. Présentation de la suite Microsoft Office

1.1 Microsoft Office

Office est la suite bureautique développée par Microsoft au début des années 90 et comprend à la base 3 logiciels pour créer des documents, des présentations et des tableaux de calcul.

Tout comme Windows, Office a évolué au fil du temps avec plusieurs versions : 97, 2000, 2003, 2007 et la version actuelle : 2010.

On retrouve une grosse évolution au niveau de l’interface graphique du logiciel à partir de la version 2007 avec l’apparition du ruban contenant les outils, qui amène plus de simplicité que les anciennes versions !

1.2 Microsoft Office Word

Word permet d’écrire des documents : lettres, CV, documents, rapports, mémoires, livres … L’espace de travail se présente comme une feuille sur laquelle vous allez rédiger votre texte, insérer des images, mettre des titres et faire de la mise en page (couleur du texte, police d’écriture).

1.3 Microsoft Office Excel

Excel permet de faire des tableaux et d’automatiser leurs calculs. C’est un logiciel de calcul très puissant. On dit que c’est un tableur. On distingue 2 types d’utilisation :

L’utiliation simple : on peut s’en servir pour créer un petit tableau de planning par exemple, ou faire des calculs simples, stocker des informations diverses (par exemple établir la liste des inscrits d’une association). On peut trier et filtrer les tableaux pour retrouver, comparer facilement une information.

L’utilisation mathématique : des entreprises s’en servent pour des gros calculs de stock, de coûts, de taxes … Un service comptabilité par exemple peut s’en servir pour faire de gros calculs automatisés et générer des graphiques détaillés.

1.4 Microsoft Office Powerpoint

Powerpoint est un logiciel de présentation que l’on utilise généralement pour appuyer une présentation orale. Le principe est le même qu’un rétroprojecteur : on fait défiler des diapositives contenant des informations (Images, graphiques, chiffres, idées, schéma, textes …).

Ces présentations sont généralement affichées sur un vidéoprojecteur.

1.5 Microsoft Office Outlook

Outlook permet de recevoir, trier et gérer ses mails, ses contacts, ses agendas et ses tâches. Véritable outil pour la productivité, Outlook est un logiciel très complet pour gérer son temps et sa messagerie efficacement.

1.6 Les autres logiciels de la suite Office

La suite Office contient également d’autres logiciels un peu plus spécialisés tels que Access, qui permet de gérer des bases de données, OneNote, qui permet de prendre tout type de notes et les trier facilement. Project permet d’assurer le suivi et la gestion d’un projet.

1.7 La suite Office en ligne avec Live

Depuis 2010, il est maintenant possible d’éditer un document directement en ligne depuis son navigateur Internet avec Office Live. Il y a moins de fonctions que sur la version ordinateur mais il y a l’avantage de pouvoir accéder à ses documents partout depuis Internet et les modifier.

La suite Office Live
La suite Office Live sur Internet

3. Les concurrents d’Office

3.1 L’alternative libre et grauite : Open Office

Une alternative intéressante, et surtout gratuite, est la suite OpenOffice.org. Elle contient le même type de logiciels qu’Office, à la différence qu’elle est développée par une communauté de développeurs qui pronent le logiciel libre.

La suite Open Office, libre et gratuite

Vous pouvez la télécharger gratuitement sur le site d’OpenOffice.org et l’installer sur votre ordinateur.

3.2 iWork sur Mac

iWork est la suite bureautique destiné aux utilisateurs de Mac, les ordinateurs conçus par Apple (et par définition fonctionnement avec MacOS et pas Windows). Elle regroupe 3 logiciels : Pages pour écrire des documents, Keynote pour réaliser des présentations et Numbers, un tableur.

la suite bureautique pour Mac : iWork

Cette suite logicielle est exclusive à Mac, elle n’est donc pas disponible sur Windows.

3.3 Equivalents logiciels entre les suites

Chaque suite à ses propres logiciels, mais leurs fonctions sont principalement les mêmes. Voici un tableau qui montre les équivalent entre les différentes suites.

Equivalence des logiciels entre les suites bureautique
Utilisation Microsoft Office Open Office iWork (Mac)
Ecrire un document Word
Word
Writer
Writer
Pages
Pages
Tableur Excel
Excel
Cacl
Calc
Numbers
Numbers
Présentation PowerPoint
PowerPoint
Impress
Impress
Keynote
Keynote
Messagerie, Calendrier Outlook
Outlook
ThunderBird
ThunderBird*
iCal
iCal* et Mail*
Bases de données Access
Access
Base
Base
 

* Ces logiciels ne sont pas inclus dans la suite bureautique elle même mais sont livrés à part.

Vous savez maintenant ce qu’est la bureautique, quelles sont les principales suites bureautique et les logiciels qui les composent. Dans les prochains cours nous allons nous focaliser sur la suite Office 2010, c’est celle que vous aurez le plus de chance de rencontrer en entreprise (avec la version 2007).

Présentation d’Office

1. Office 2010, 2007 et les versions plus anciennes

1.1 Sur quelles versions allons-nous nous focaliser ?

Nous allons maintenant en apprendre un peu plus sur Office, et plus particulièrement la suite 2010. La suite 2007 ressemble beaucoup donc si vous avez cette version, vous ne serez pas perdu. Voici une capture d’écran de chaque logiciel de 2010 :

Capture d'écran de Word 2010Capture d'écran d'Excel 2010Capture d'écran de Powerpoint 2010Capture d'écran d'Outlook 2010Captures d’écran de Word, Excel, Powerpoint et Outlook 2010

Astuce : Cliquez sur une des images pour la voir en plus grand !

L’interface graphique a complètement été revue depuis la version 2007 et offre un plus grand confort d’utilisation qu’auparavant.

1.2 Les versions plus anciennes

Si vous travaillez sur des versions plus anciennes d’Office, le cours Xyoos ne sera alors pas totalement adapté (on vous présentera des éléments qui n’existaient pas, mais la plupart des éléments restent les mêmes). Par exemple le menu principal était totalement différent.

Microsoft Office en 2003 : Word 2003
Capture d’écran de Word, version 2003.

2. L’interface graphique commune aux logiciels Office

Les logiciels de la suite Office possèdent la même interface graphique de base. Cette cohérence permet de maitriser plus facilement chaque logiciel et de retrouver.

C’est quoi au juste, une interface graphique ? L’interface graphique concerne la présentation visuelle de votre logiciel à l’écran, le positionnement des menus, des éléments …

Définition Interface graphique
Définition de Interface graphiqueL’interface graphique désigne la manière dont est présenté un logiciel à l’écran pour l’utilisateur. C’est le positionnement des éléments : menus, boutons, fonctionnalités dans la fenêtre. Une interface graphique bien conçue est ergonomique et intuitive : faite pour que l’utilisateur la comprenne tout de suite.

Une interface graphique bien réalisée amènera à un logiciel facile à l’emploi et intuitif : c’est l’ergonomie.

Un certain nombre d’éléments sont communs à chaque logiciel de la suite Office.

Les éléments communs de la suite Office 2010

Ils sont d’une grande aide et forment le coeur de l’utilisation des logiciels. Je vous les présente en détail ci-dessous.

2.1 Le menu principal d’Office

En cliquant sur le bouton « Fichier », vous aurez accès à plusieurs choses intéressantes : vous avez déjà la possibilité d’ouvrir un document de votre ordinateur, d’enregistrer votre document, d’en faire une copie avec « enregistrer sous », ainsi que la liste des documents ouverts récemment et le bouton imprimer.

Le menu principal d'Office 2010
Le menu principal Office : ouvrir et enregistrer un document, les documents récents

Ce menu vous permet donc de gérer rapidement vos fichiers crées avec la suite Office. Nous allons voir au prochain cours comment créer un fichier, l’éditer, l’envoyer …

2.2 Le ruban

Le ruban, situé en haut de la fenêtre, contient toutes les fonctionnalités des logiciels Office.

Définition Ruban
Définition de Rubanle ruban a fait son apparition dans les logiciels récents (notamment ceux de Microsoft) : c’est un bandeau constitué de menus et boutons qui parcoure toute la largeur de la fenêtre et situé en haut de celle-ci. Le ruban possède des onglets, chacun affichant des fonctionnalités regroupées par catégorie. Dans Word il y a un ruban pour la mise en forme du texte, un autre pour la mise en page… Le ruban vient remplacer les anciens menus déroulants trop longs.

Au-dessus du ruban se trouvent des onglets, qui permettent de faire apparaitre d’autres fonctions. Chacune. Par exemple sous Word, l’onglet Accueil possède les fonctionnalités les plus utiles pour la mise en forme du texte.

Le ruban Office sous l'onglet AccueilLe ruban Office sous l’onglet Accueil

En cliquant sur l’onglet insertion, le ruban change pour faire apparaitre de nouvelles options, qui permettent d’insérer une image, un graphique …

L'onglet Insertion fait apparaitre de nouvelles optionsL’onglet Insertion fait apparaitre de nouvelles options

Chaque logiciel de la suite fonctionne avec un ruban. D’autres logiciels de Microsoft fonctionnent également désormais avec un ruban. C’est le cas notamment de Paint.

2.3 Barre d’outils rapide

A force d’utiliser certaines fonctions du logiciel, vous voudrez peut-être y avoir accès plus rapidement que de passer par le ruban. La zone de lancement rapide est faite pour ça : elle se trouve tout en haut à gauche de la fenêtre.


La barre de lancement rapide de fonctionnalités Office

Par défaut on retrouve le bouton « enregistrer« , « annuler » et « refaire », « Imprimer », qui sont les fonctions les plus régulièrement employées en général.

 Est-ce que je peux personnaliser cette barre et si oui comment je peux faire ? Oui c’est possible et c’est même fait pour ! Il existe plusieurs solutions pour personnaliser votre barre : soit cliquer sur la petite flèche à droite de la barre et choisir les commandes à mettre, soit dans le logiciel, en faisant un clic droit sur la fonction souhaitée :

Personnaliser la barre de lancement rapide
Faites un clic droit sur la fonction voulue, puis choisissez Ajouter à la barre d’outil rapide

2.4 Bas de fenêtre

En bas de page on retrouve plusieurs informations plutôt utiles. Dans Word on peut savoir combien on a écrit de pages sur le document et combien il y a de mots en tout, à gauche.

Le bas de fenêtre des logiciels Office
A droite : le zoom, très pratique pour afficher un document en plus grand ou plus petit

A droite on retrouve le zoom : c’est une fonction vraiment très utile, lorsque vous faites face à un texte trop petit, vous pouvez zoomer sur le document ou au contraire, dézoomer afin d’avoir un aperçu global du document.

Astuce : Pour zoomer ou dézoomer vous pouvez soit cliquer sur les pastilles + et – , soit prendre la petite réglette et la faire glisser de gauche à droite.

Le zoom au minimum permet d'afficher plusieurs pages
Le zoom au minimum permet d’afficher plusieurs pages en même temps

2.5 Le correcteur orthographique

Outil très pratique, le correcteur orthographique souligne en dents de scie automatiquement les mots qu’il considère comme erronés :

Office souligne automatiquement les mots erronés

  • en rouge : les fautes d‘orthographe
  •  

  • en vert : les fautes de grammaire
  • en bleu : les fautes de contexte (homonymes mal employés )

Il suffit de faire un clic droit sur un mot et Office vous propose diverses corrections. Tous ces éléments sont communs à toute la suite Office, vous les retrouverez donc dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et les autres, ce qui est très pratique !

Comment ouvrir un logiciel de la suite Office ?

Petit rappel : lorsqu’un logiciel est installé sur l’ordinateur, une icône apparaitra dans le menu démarrer.

C’est aussi une bonne manière pour savoir si la suite Office est installée sur votre ordinateur !

Démmarer > Tous les programmes

  1. Cliquez sur le bouton démarrer
  2. Puis sur « tous les programmes »

Lancer un logiciel de la suite Office

  1. Faites défiler l’ascenseur vers le bas (ou avec la roulette de la souris)
  2. Trouvez le dossier « Microsoft Office » et cliquez une fois dessus
  3. La liste des logiciels Office installés apparaitra, cliquez sur le logiciel qui vous intéresse pour le lancer.

2. Accédez plus rapidement à vos logiciels

Si vous utilisez souvent un logiciel, vous voudrez peut-être y avoir accès plus rapidement. Je vais vous présenter quelques techniques pour mettre un raccourci à votre disposition.

2.1 Sur le bureau

Une première solution est de placer l’icône du logiciel sur votre bureau. Pour cela répéter la manoeuvre ci-dessus jusqu’à l’étape 4. Ensuite au lieu de lancer le logiciel, faites glisser l’icône vers votre bureau et lâchez !

Faites glisser une icône vers le bureau pour créer un raccourci

Conseil : Par mesure de clarté, je vous conseille de ne pas trop surcharger le bureau d’icônes (que ce soit des logiciels ou des fichiers).

2.2 Dans le menu démarrer

Lorsque vous utilisez régulièrement un programme, il va automatiquement être placé dans le menu démarrer. Cela vous permet de lancer votre logiciel en 2 clics seulement.

Logiciel dans le menu démarrer

2.3 Dans la barre des tâches

La meilleure solution sur Windows 7 est d’épingler un logiciel dans la barre des tâches en bas de l’écran pour y accéder à tout moment. Pour cela lancez tout d’abord votre logiciel (en suivant les étapes de la première section du cours).

L'icône d'un logiciel en cours d'execution

L’icône du logiciel, dans cet exemple Word, apparait bien dans la barre des tâches en bas de l’écran. Faites un clic droit sur cette icône et sélectionnez « Epingler ce programme à la barre des tâches« .

Epingler un logiciel à la barre des tâches

Quand vous fermerez le logiciel, vous remarquerez que l’icône est restée affichée dans la barre, ce qui vous permettra de le relancer d’un clic plus tard !

Créez un document

Lorsque vous créez un document avec un logiciel, il va falloir l’enregistrer, ce quelque chose deviendra un fichier,

listé sous forme d’icône dans votre dossier personnel Windows.

1. Créer un nouveau document et l’enregistrer

1.1 Document vierge à l’ouverture

Lorsque vous ouvrez un logiciel, que ce soit de la suite Office ou autre, vous ferez face à un document vide. Vous êtes prêt à travailler ! Il ne reste plus qu’à remplir ce document.

Par exemple avec Word, vous tombez sur une page vierge que vous allez remplir selon votre bon vouloir, et avec Excel sur un grand tableau vide.

Un document vierge sur WordUn tableau avec les cellules vides sur Excel
Une feuille vierge sur Word, prête à l’emploi, et un tableau avec les cellules vides sur Excel

1.2 Enregistrer, c’est essentiel !

Une fois que vous aurez commencé à écrire votre document, une chose impérative à faire est d’enregistrer votre travail régulièrement.

Mais pourquoi enregistrer ? Qu’est-ce que ça fait concrètement ? C’est assurément une très bonne question ! Et nous allons toucher un des points les plus importants de Windows : En enregistrant votre création, vous créez un fichier.

Définition Fichier

Définition de FichierUn fichier correspond à un enregistrement de données informatiques, et est représenté par une icône sur votre ordinateur. En d’autres termes un fichier peut être une musique, un film, un document texte, un tableau… et donc chaque fichier sur votre ordinateur sera représenté par une icône.

Votre document n’a pas d’existence propre tant que vous ne l’avez pas enregistré au moins une fois. En l’enregistrant, vous créez un fichier à la destination de votre choix sur votre ordinateur. Et c’est ce fichier contient votre document, représenté sous la forme d’une icône.

Les différents types d'icônes

Chaque type de document à sa propre icône : un fichier vidéo aura une icône différente qu’une lettre.

Chaque fichier s’ouvre, selon son type, dans un logiciel adapté : un document texte s’ouvrira avec Word, alors qu’une musique s’ouvrira avec Windows Media Player, par exemple.

1.3 Comment enregistrer un document ?

Pour enregistrer votre création vous allez utiliser la commande « enregistrer » très souvent symbolisée par une disquette. Pour cela plusieurs solutions :

1. Dans le menu principal

Fichier > Enregistrer

  1. Cliquez sur Fichier (en haut à gauche)
  2. Puis sur Enregistrer

Cette technique est valable sur la plupart des logiciels Windows !

2. Dans la zone rapide

Dans la barre d’outils rapide tout en haut de l’écran, vous retrouvez généralement la petite disquette qui vous permet d’enregistrer.

3. Par raccourci clavier

Vous pouvez également utiliser la combinaison de touches : CTRL + S pour enregistrer votre document. C’est rapide et pratique, et faisable sur tous les logiciels.

Il ne se passera rien à l’écran mais c’est normal ! Votre document sera bien enregistré.

1.4 La première fois : Où enregistrer son document ?

Si c’est la première fois que vous enregistrez votre document, il n’existe pas encore sous forme de fichier. Windows va donc devoir le créer, et vous demande à quel endroit.

Par défaut, Le logiciel vous propose de l’enregistrer dans votre dossier personnel. C’est là que nous vous conseillons de ranger tous vos documents. Si vous avez du mal à vous rappeler comment sont organisés les dossiers dans Windows, je vous conseille d’aller faire un tour sur le cours Mémo Windows Facile.

Une fenêtre va vous permettre de choisir l’emplacement où enregistrer le document.

La fenêtre enregistrer sous

  1. Vos bibliothèques et dossiers favoris : vous permet d’accéder en un clic à vos dossiers « images » , »musique », « videos », « documents » …
  2. le contenu du dossier dans lequel vous êtes actuellement. Vous pouvez naviguer de dossier en dossier comme dans une fenêtre : en faisant un double clic.
  3. le nom du fichier : à vous de choisir le nom que vous voulez donner à votre fichier
  4. et enfin le bouton enregistrer, sur lequel il faudra appuyer une fois que vous aurez choisi votre nom de fichier et la destination.

Attention : Si vous fermez votre logiciel avant d’avoir enregistré votre travail, vous risquez de perdre vos données. Le logiciel vous demande toutefois si vous voulez vraiment quitter sans enregistrer, par sécurité.

Depuis l’explorateur Windows, vous devriez voir l’icône représentant votre fichier, là où vous l’avez enregistré. Par exemple dans votre dossier personnel, puis le dossier Documents

Votre fichier dans l'explorateur Windows

1.5 Enregistrez votre travail régulièrement !

Il est important de souvent enregistrer votre document, au cas où une coupure de courant interviendrait ou un plantage sur votre ordinateur. La première fois que vous enregistrez votre document, Word, ou tout autre logiciel vous demandera où, mais seulement la première fois.

Ensuite le logiciel mettra simplement à jour le fichier lorsque vous cliquerez sur Enregistrer. Un simple clic sur la petite disquette (ou en pressant CTRL + S) suffira !

Conseil : Nous vous conseillons vivement d’enregistrer votre travail toutes les 10 minutes et dès que vous avez fait des grosses modifications sur votre document.

1.6 Créer un nouveau document lorsqu’un autre est déjà ouvert

Si vous avez déjà un document ouvert dans Word et que vous voulez en créer un nouveau, allez dans Fichier, puis Nouveau :

Créer un nouveau document

Les logiciels de la suite Office vous proposeront même de vous baser sur un modèle déjà existant (par exemple une carte de visite, une brochure, un contrat…)

Astuce : Il est bien sur possible d’avoir plusieurs documents ouverts en même temps dans un logiciel. Il y aura donc autant de fenêtres que de documents ouverts

2. Rouvrir un document

Si vous voulez rouvrir votre document, afin de le consulter ou le continuer, il existe plusieurs méthodes, à vous de choisir celle qui vous convient le plus !

2.1 Ouvrir un document depuis un logiciel

Imaginons le lendemain de la création de votre document, vous souhaitez l’ouvrir pour continuer sa rédaction. Ouvrez tout d’abord le logiciel qui a permis de créer votre document, dans notre exemple Word.

Fichier / Ouvrir

  1. Cliquez sur « Fichier »
  2. Puis « Ouvrir »

Une fenêtre "parcourir" pour naviguer dans vos dossiers

  1. Dans la fenêtre qui apparait naviguez jusqu’au dossier ou vous aviez enregistré votre document (soit avec la partie de gauche pour atteindre un dossier favori rapidement, une clé USB, soit la partie de droite en naviguant de dossier en dossier, n’oubliez pas qu’il faudra opérer des double clics)
  2. double-cliquez dessus !

Le document est ouvert !

  1. Le document d’ouvre !

2.2 Ouvrir un document depuis Windows

Vous pouvez également ouvrir votre document sans passer par le logiciel, mais directement par Windows.

Ouvrir un document

  1. Allez dans votre dossier personnel
  2. Naviguez jusqu’au dossier ou vous avez enregistré votre document
  3. Double-cliquez sur l’icône du fichier
  4. Le document s’ouvre !

2.3 Rouvrir un document récent depuis un logiciel

La plupart des logiciels proposent une liste des documents « ouverts récemment », ce qui est très pratique : cette liste vous permet d’un clic de rouvrir un document que vous avez consulté ou modifié récemment.

Les fichiers ouverts récemment

Les logiciels de la suite Office permettent même d’épingler un document à la liste, c’est-à-dire que le document restera tout le temps affiché dans cette liste, même si vous n’avez pas ouvert ce document depuis un petit moment (et qui normalement descendrait dans la liste jusqu’à en disparaitre).

Epinglez vos documents récents
Un simple clic sur l’épingle à droite suffit pour garder le document dans la liste

2.4 Rouvrir un document récent depuis la barre des tâches Windows 7

Depuis Windows 7, il y a encore plus simple : si vous faites un clic droit dans la barre des tâches sur l’icône de votre logiciel, la liste des documents ouverts récemment apparait directement. Il ne vous reste plus qu’à choisir le document voulu et il s’ouvrira !

Les fichiers récents dans la barre des tâches de Windows 7

Cette fonctionnalité n’est cependant disponible que depuis Windows 7 !

Vous connaissez maintenant les mécanismes de base pour enregistrer un fichier, choisir son emplacement et le rouvrir ultérieurement.